Chyba każdy przedsiębiorca spotkał się z sytuacją w której prowadząc interesy w pośpiechu sprzedał towar/wyświadczył usługę jedynie na podstawie rozmowy telefonicznej czy ustnych ustaleń. Jedynym dokumentowym dowodem takiej transakcji okazuje się być faktura, która częstokroć pozostanie niezapłacona. Zdarza się także, że gdy w takiej sytuacji kontrahenta wezwie się do zapłaty otrzymamy lakoniczną odpowiedź w myśl której żadnej transakcji nie było, a faktura będzie zwrócona. Powstaje wówczas pytanie – czy faktura VAT wystarczy w postępowaniu sądowym?

Faktura VAT jest przede wszystkim dowodem księgowym. Wedle jej głównych zadań przeznaczona jest zatem dla urzędu skarbowego i księgowego. Może zatem, lecz nie musi, przesądzać o istnieniu zobowiązania.

W praktyce sądowej faktura może stanowić jeden z dowodów na istnienie zobowiązania, zwłaszcza gdy nie jest kwestionowana przez dłużnika (stosunkowo rzadki przypadek) lub gdy znajduje potwierdzenie w innych dokumentach – takich jak korespondencja handlowa, zamówienie, potwierdzenie odbioru towaru czy protokół wykonania usługi. Faktura z takim dodatkowymi dokumentami niewątpliwie jest cenna. Daje sądowi czytelny obraz: towar dostarczono, cena była do zapłacenia. Otwiera to także szanse na uzyskanie szybkiego rozstrzygnięcia – chociażby w ramach nakazu zapłaty w postępowaniu nakazowym. Warto przypomnieć, że nakaz w postępowaniu nakazowym, od chwili jego wydania, upoważnia do by udać się do komornika, który zabezpieczy wykonanie takiego orzeczenia.

Ordynacja podatkowa na pomoc

Wracając do problemu zarysowanego we wstępie – przedsiębiorca ma fakturę i tyle. Konstrukcja pozwu opierać się będzie wtedy na fakturze i zeznaniach: relacji powoda (i ewentualnych świadków) co do tego jak współpraca przebiegała. Istotnym wsparciem może być w takim wypadku również art. 306ia Ordynacji podatkowej. Przepis ten umożliwia kontrahentowi podatnika uzyskanie od organu podatkowego określonych informacji dotyczących rozliczeń podatkowych m.in. jego dłużników.

Na podstawie tego przepisu organ podatkowy – na wniosek kontrahenta prowadzącego działalność gospodarczą – może wydać zaświadczenie dotyczące informacji wskazanych w art. 293 § 3 Ordynacji podatkowej. Dotyczą one między innymi tego, czy podatnik złożył wymagane deklaracje podatkowe, ale przede wszystkim tego czy ujął określone zdarzenia w dokumentach podatkowych oraz czy zalega z podatkami.

Szczególna istotność takiego dokumentu z urzędu skarbowego pojawia się, gdy w odpowiedzi na pozew znajdujemy utartą frazę o tym, iż pozwany zaprzecza by kiedykolwiek otrzymał fakturę lub twierdzi, że jej nie przyjął. Trudniej skutecznie zaprzeczyć otrzymaniu dokumentu (czy twierdzić, że uznawało się go za nieistotny) gdy włączyło się go do własnych ksiąg podatkowych i np. odliczyło podatek.

Jakie są koszty sądowe przy pozwie o zapłatę na podstawie faktury?

Wnosząc pozew o zapłatę na podstawie faktury, należy liczyć się z obowiązkiem uiszczenia opłaty sądowej. W sprawach o zapłatę opłata ta wynosi co do zasady 5% wartości przedmiotu sporu, jednak nie mniej niż 30 zł i nie więcej niż 200 000 zł. W przypadku spraw, w których dochodzona kwota wynosi do 20 000 zł opłata jest ryczałtowa, zgodna ze stawkami w ustawie o kosztach sądowych w sprawach cywilnych.

W przypadku postępowania upominawczego lub elektronicznego postępowania upominawczego koszty mogą być niższe. Należy również pamiętać, że w przypadku wygranej sprawy sąd co do zasady zasądza od dłużnika zwrot kosztów procesu, w tym opłaty sądowej oraz kosztów zastępstwa procesowego.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury?

W pierwszej kolejności warto wysłać wezwanie do zapłaty. Jeżeli dłużnik nadal nie reguluje należności, kolejnym krokiem może być skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego i dalej do egzekucji komorniczej.

Czy faktura VAT jest wystarczającym dowodem do pozwania kontrahenta?

Faktura VAT może stanowić ważny dowód w postępowaniu sądowym, jednak zazwyczaj powinna być poparta dodatkowymi dokumentami potwierdzającymi wykonanie usługi lub dostarczenie towaru. W praktyce faktura VAT jako dowód w sądzie jest często jednym z kilku elementów materiału dowodowego.

Jakie dokumenty poza fakturą VAT zgromadzić przed wniesieniem pozwu?

Warto zebrać korespondencję z kontrahentem, zamówienia, potwierdzenia dostawy towaru, protokoły odbioru usług lub inne dokumenty potwierdzające powstanie zobowiązania. Takie materiały ułatwiają wykazanie istnienia wierzytelności przed sądem.