Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego dotyczy przede wszystkim spółek prowadzących pełną księgowość. Obowiązek ten spoczywa najczęściej na zarządzie. W codziennym funkcjonowaniu spółki (zwłaszcza niewielkiej) łatwo o sprawozdaniach zapomnieć. Konsekwencje takiego zapomnienia mogą jednak być dalekosiężne: nie wyłączając karnoprawnych.

Jakie są konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego w terminie?

Wielu przedsiębiorców wpisuje w wyszukiwarkę hasło: niezłożenie sprawozdania finansowego kara. Samo niezłożenie sprawozdania to jednak zazwyczaj dopiero początek problemu. To, czy sprawozdanie zostało złożone w terminie łatwo sprawdzić w publicznie dostępnym rejestrze. Gdy już postępowanie związane z niezłożeniem sprawozdania trafi do urzędu skarbowego czy prokuratora często pojawia się nieco wcześniejszy problem – czy w ogóle w terminie sprawozdanie sporządzono?

Niesporządzenie i niezłożenie sprawozdania to odrębne przestępstwa:

• Zgodnie z art. 77 ustawy o rachunkowości naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem rachunkowości, w tym brak sporządzenia lub złożenia sprawozdania finansowego, może skutkować grzywną, karą pozbawienia wolności do 2 lat albo obiema tymi karami łącznie.
• Art. 79 ustawy o rachunkowości przewiduje z kolei sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym. W takim przypadku osobie odpowiedzialnej może grozić grzywna albo kara ograniczenia wolności. Wysokość grzywny będzie zależeć zawsze od sytuacji majątkowej sprawcy (wprost – im lepiej mu się powodzi, tym więcej będzie do zapłacenia).

Skoro konsekwencje niezłożenia i niesporządzenia sprawozdania mogą być tak poważne warto zwracać uwagę na listy z Krajowego Rejestru Sądowego. Co do zasady bowiem nim sprawa przybierze wymiar karny Sąd Rejestrowy usiłuje przekonać zainteresowanych by sprawozdanie jednak się pojawiło: wszczyna i prowadzi postępowanie przymuszające, w którym prezentuje prostą alternatywę. Albo do określonego terminu sprawozdanie będzie w systemie, albo przyjdzie zobowiązanemu zapłacić grzywnę. Nierzadko brak reakcji na takie wezwanie powoduje sygnalizowane wyżej problemy karnoprawne.

Kto ponosi odpowiedzialność karną za brak sprawozdania finansowego?

Odpowiedzialność karną ponoszą osoby zobowiązane do zapewnienia sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. W spółkach kapitałowych są to przede wszystkim członkowie zarządu.

To właśnie zarząd odpowiada za prowadzenie spraw spółki oraz (najczęściej) za realizację obowiązków wynikających z przepisów rachunkowych i rejestrowych. Odpowiedzialność może dotyczyć każdego członka zarządu, jeżeli miał on obowiązek dopilnowania sporządzenia lub złożenia sprawozdania finansowego.

Jak bronić się przed zarzutem niezłożenia sprawozdania finansowego?

Obrona przed zarzutem niezłożenia sprawozdania finansowego zależy przede wszystkim od okoliczności konkretnej sprawy, dlatego każda sytuacja powinna być analizowana indywidualnie.

W praktyce istotne jest ustalenie, kto faktycznie był odpowiedzialny za wykonanie obowiązku sprawozdawczego oraz czy dana osoba miała realny wpływ na sporządzenie i złożenie dokumentów finansowych. W niektórych przypadkach możliwe jest wykazanie, że brak złożenia sprawozdania wynikał z przyczyn niezależnych od członka zarządu, np. problemów organizacyjnych, technicznych lub braku dostępu do dokumentacji. Znaczenie może mieć również udokumentowanie działań podjętych w celu sporządzenia i złożenia sprawozdania finansowego. Z tego względu w przypadku postępowania karnego kluczowa jest szczegółowa analiza okoliczności oraz zgromadzenie odpowiednich dowodów. Możliwe linie obrony powinny być każdorazowo analizowane indywidualnie z uwzględnieniem wszystkich okoliczności sprawy.

Czy nieświadomość naruszenia przepisów zwalnia z odpowiedzialności karnej?

Co do zasady brak świadomości naruszenia przepisów nie zwalnia z odpowiedzialności karnej. Członkowie zarządu są zobowiązani do znajomości podstawowych obowiązków wynikających z prowadzenia działalności gospodarczej i przepisów rachunkowych.

Jednak w indywidualnych przypadkach okoliczności sprawy mogą mieć wpływ na ocenę odpowiedzialności oraz ewentualny wymiar kary. Dlatego każda sytuacja powinna być analizowana z uwzględnieniem konkretnych faktów i obowiązków danej osoby w strukturze spółki.

Czy rezygnacja z funkcji członka zarządu zwalnia z odpowiedzialności za brak sprawozdania?

Tak, ale jedynie, jeśli rezygnacja była skuteczna i nastąpiła do określonego momentu w czasie. Kluczowe znaczenie ma to, czy dana osoba pełniła funkcję w okresie, w którym powstał obowiązek sporządzenia lub złożenia sprawozdania finansowego. Jeżeli obowiązek ten powstał w czasie, gdy dana osoba była członkiem zarządu, może ona nadal ponosić odpowiedzialność za jego niewykonanie.

Natomiast w przypadku, gdy rezygnacja nastąpiła wcześniej i obowiązek powstał już po jej odejściu z zarządu, odpowiedzialność co do zasady ponoszą osoby pełniące funkcję w tym czasie.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

W jakim terminie należy złożyć sprawozdanie finansowe do KRS?

Sprawozdanie finansowe należy złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego w terminie 15 dni od dnia jego zatwierdzenia przez właściwy organ spółki. Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy. Jeżeli rokiem obrotowym jest rok kalendarzowy, to sprawozdanie powinno zostać zatwierdzone do 30 czerwca i złożone w rejestrze sądowym do 15 lipca danego roku.

Czy sprawozdanie finansowe można złożyć po terminie?

Tak, złożenie sprawozdania finansowego po terminie jest możliwe, jednak nie eliminuje to ryzyka odpowiedzialności za wcześniejsze naruszenie obowiązków ustawowych.

Czy księgowy ponosi odpowiedzialność za brak sprawozdania finansowego?

Co do zasady odpowiedzialność ustawową ponosi kierownik jednostki, czyli najczęściej zarząd spółki. W konkretnej sprawie możliwe jest jednak, że to księgowy będzie odpowiadał za brak sprawozdania, szczególnie za jego niesporządzenie w terminie.